Sapevi che gli input, che noi riceviamo ogni giorno, i nostri genitori li ricevevano nell’arco di un mese, se non di più?
Se la tecnologia da un lato ci ha facilitato moltissimi compiti, dall’altro ci ha reso raggiungibili ovunque. Mail, chiamate, messaggi di lavoro, personali o di markenting. La nostra mente è sottoposta a continue sollecitazioni.
Così ci sentiamo “stressati”, sempre sotto pressione e con la sensazione di dover sempre correre.
Negli ultimi anni ho notato, che a qualsiasi persona io chieda “come stai?”, in risposta ricevo un “bene ma sono sempre di corsa”, “ho mille cose da fare”, “mi servirebbe una giornata fatta di 36 ore”…
La realtà è che non ci serve più tempo per fare quello che dobbiamo o vorremmo fare, perché, quello che manca, è un metodo per fare chiarezza.
La nostra mente non è fatta per essere utilizzata come un raccoglitore (anche la RAM di un PC è limitata), bensì è fatta per creare, sognare e produrre idee.
Il mio consiglio è quindi quello di provare ad applicare il MEDOTO GTD (Getting Things Done). Lo sviluppatore di questo metodo è David Allen, mago della produttività personale.
Lo scopo del metodo è quello di aiutare a fare chiarezza, svuotare la mente, organizzare ed evitare di perdere dei pezzi lungo il nostro cammino. Quante volte hai detto “dopo lo faccio” per poi dimenticartene completamente?
Applicando con rigore ogni punto che ora ti spiegherò, non rischierai di dimenticarti nulla, la tua mente si sentirà libera e quella sensazione d’ansia svanirà.
Punto 1. LA RACCOLTA
Crea una tua INBOX, una scatola fisica che diventerà il tuo raccoglitore, dove intercettare tutte le cose che hai in sospeso, che vorresti fare o che non vuoi dimenticare. Se ti guardi attorno, magari vedrai della posta ancora da visionare, un biglietto da visita di un locale in cui vorresti andare, un appunto in merito ad un lavoro o ancora dei documenti importanti e tanto altro. Tutto questo va nella tua inbox. Per svuotare bene la mente prendi carta e penna e scrivi tutto quello che hai in testa, proprio tutto! Puoi farlo sotto forma di elenco o usando un foglio per ogni cosa che ti va di scrivere.
Punto 2. ESAMINARE – CHIARIRE
Ora, una cosa alla volta, prendi quello che hai inserito nella inbox pensa a cos’è e chiediti È ATTUABILE?
Se la risposta è NO le tre azioni possibili sono:
- Cestinare, è qualcosa di cui non hai bisogno;
- Archiviare, è qualcosa che al momento opportuno potrebbe servirti;
- Salvarla, è qualcosa che al momento non prevede nessun’altra azione, ma in futuro probabilmente sì. Qui potrai creare la tua lista dei “prima o poi/forse” dove inserire progetti futuri, sogni, desideri, idee che tra qualche anno magari potrai sviluppare.
Se la tua risposta è SÌ, chiediti: QUAL’È LA PROSSIMA AZIONE DA COMPIERE?
Qui puoi trovarti di fronte a due tipi di progetti: semplici e complessi.
Progetto semplice (unica azione) chiediti RICHIEDE MENO DI DUE MINUTI?
Sì, allora falla
No, decidi se delegarla (crea una lista o contenitore per tenerne traccia. Ti consiglio di scrivere sempre a chi e quando è stata delegata), oppure di rimandarla (puoi metterla già a calendario, se hai un’idea del momento specifico in cui farla, oppure inserirla nella “lista prossime azioni”).
Progetto complesso (prevede più di un’azione): inseriscilo in una “lista progetti”. Ogni progetto verrà poi scomposto nelle varie azioni/parti di cui è fatto e per ognuna ti chiederai “richiede meno di due minuti?” e quindi tornerai al punto “progetti semplici”. Se ci pensi, noi non realizziamo progetti, bensì le azioni che lo compongono.
Punto 3. ORGANIZZARE
Organizzare non vuol dire solo calendarizzare, ma anche trovare il giusto sistema per tenere traccia delle cose per noi importanti. Il metodo GTD utilizza come strumento principale le LISTE.
Lista “prima o poi/forse”: deve raccogliere tutte quelle cose che al momento non sono attuabili, ma che in un futuro lo potrebbero diventare. Potresti creare delle sottocategorie, come libri da leggere, ristoranti da provare, posti da visitare, corsi formativi da fare, ecc…
L’Archivio: è importante per conservare informazioni, che ci possono essere utili nello sviluppo di progetti; deve quindi essere di facile e veloce consultazione.
“Lista progetti”: deve essere un vero e proprio elenco. Per ognuno dei tuoi progetti, avrai una cartella o un raccoglitore, in cui inserire il materiale utile e di riferimento. All’interno di queste cartelle ci sarà una lista con le singole azioni, di cui si compone il tuo progetto.
“Lista prossime azioni”: è l’elenco di quelle cose che vogliamo fare il prima possibile, ma che per il momento non riusciamo a calendarizzare.
Punto 4. REVISIONE
Questo è il punto focale del metodo e quello che fa funzionare tutto il sistema. È importantissimo tenere sempre aggiornate le nostre liste, per non dimenticarci nulla.
Revisione giornaliera: ogni giorno svuota la tua inbox e sistema subito le cose, che si trovano al suo interno. Il suo scopo è quello di raccogliere momentaneamente le cose e non diventare un magazzino. Scegli un momento fisso della giornata, in cui fare questa operazione.
Revisione settimanale: una volta alla settimana, scegli un momento in cui passare in rassegna tutte le liste. Questo passaggio ti aiuterà a capire a che punto sei di ogni progetto e aggiornare o apportare modifiche. Ti sentirai sollevato, perché riuscirai ad avere un quadro completo della situazione.
Punto 5. AGISCI
Ora che hai raccolto, esaminato e organizzato, puoi passare allo svolgimento di ogni singola azione. Prendi la “lista prossime azioni” e, in base al contesto, al tempo a disposizione, alle tue energie e alla priorità, decidi da dove partire. Non ti preoccupare, il tuo istinto ti aiuterà in questa fase.
Se in questo momento starai pensando che sia troppo complesso e che non ce la farai mai, in realtà questo metodo è più semplice di quello che sembra, perché segue i principi della pianificazione naturale (il metodo naturale che la nostra mente utilizza per farci svolgere molte azioni quotidiane).
Il problema non è il metodo ma la forza che devi metterci per cercare di portare delle nuove abitudini organizzative nella tua vita.
Provaci!
Per aiutarti scarica il grafico del metodo GTD in pdf e tienilo in un posto ben visibile.
SCARICA lo SCHEMA del METODO GTD
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